Polityka Prywatności Amplifon Poland Sp. z o.o.

Ze względu na przetwarzanie Państwa danych osobowych, w tym danych „wrażliwych” określonych w art. 9 RODO, tj. informacji o stanie zdrowia, w AMPLIFON powołano Inspektora Ochrony Danych – pana Pawła Radomirskiego. W sprawach dotyczących przetwarzania Państwa danych, mogą się Państwo kontaktować z Inspektorem Ochrony Danych poprzez e-mail: iod@amplifon.com. 

Poniżej przedstawiamy wszystkie cele, dla których mogą być przetwarzane Państwa dane osobowe, odpowiadające im podstawy prawne pozwalające AMPLIFON przetwarzać te dane oraz okresy przez jakie poszczególne dane będą przetwarzane.

Kontakt z klientem oraz obsługa zapytań

Przetwarzamy dane osobowe w celu kontaktowania się z Państwem, udzielania odpowiedzi na zapytania oraz podejmowania działań zmierzających do zawarcia umowy.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie danych jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (np. przygotowanie oferty, kontakt handlowy) 
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora, tj. obsługi zapytań, komunikacji z klientami oraz zapewnienia sprawnej obsługi kontaktu

Kategorie odbiorców:

Podmioty IT (systemy i oprogramowanie), operatorzy telekomunikacyjni, podmioty świadczące usługi pocztowe lub kurierskie.

Okres przechowywania:

• do czasu obsługi zapytania, a następnie przez okres archiwizacji wewnętrznej, 
• w przypadku danych związanych z umową – przez czas jej trwania, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń.

Działania marketingowe

Przetwarzamy dane osobowe w celu prowadzenia działań marketingowych, w tym przedstawiania ofert oraz utrzymywania kontaktu marketingowego.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – przetwarzanie odbywa się na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody, obejmującej w szczególności otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną lub telefoniczną
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora w zakresie podstawowej analizy i optymalizacji działań marketingowych

Kategorie odbiorców:

Dostawcy systemów marketingowych, podmioty IT, operatorzy pocztowi i kurierscy, dostawcy narzędzi komunikacji elektronicznej.

Okres przechowywania:

• Do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

Przeprowadzanie badań oraz dokumentowanie procesu rehabilitacji słuchowej

Przetwarzamy dane osobowe w celu przeprowadzania badań oraz prowadzenia procesu rehabilitacji słuchowej.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy
• art. 9 ust. 2 lit. h RODO – przetwarzanie szczególnych kategorii danych (dotyczących zdrowia) jest niezbędne do celów prowadzenia badań oraz dokumentowania procesu rehabilitacji słuchowej 

Kategorie odbiorców:

Podmioty IT, lekarze i specjaliści współpracujący z administratorem, podmioty wspierające realizację świadczeń zdrowotnych.

Okres przechowywania:

Zgodnie z przepisami dotyczącymi dokumentacji medycznej (co do zasady 20 lat od dokonania wpisu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej).

Sprzedaż wyrobów medycznych oraz usług

Przetwarzamy dane osobowe w celu realizacji umów sprzedaży, zamówień oraz serwisu wyrobów medycznych.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy sprzedaży lub świadczenia usług 
• art. 9 ust. 2 lit. h RODO – przetwarzanie dotyczy danych w zakresie zdrowia

Kategorie odbiorców:

Podmioty IT, firmy kurierskie i pocztowe, producenci wyrobów medycznych, serwisanci, doradcy prawni.

Okres przechowywania:

• przez czas trwania umowy, 
• następnie przez 6 lat oraz do czasu przedawnienia roszczeń.

Rozliczenia refundacji (NFZ)

Przetwarzamy dane osobowe w celu realizacji obowiązków związanych z refundacją wyrobów medycznych.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze, wynikających w szczególności z przepisów dotyczących refundacji świadczeń 
• art. 9 ust. 2 lit. h RODO – przetwarzanie danych o stanie zdrowia jest niezbędne do realizacji świadczeń zdrowotnych finansowanych ze środków publicznych

Kategorie odbiorców:

Narodowy Fundusz Zdrowia, podmioty IT, doradcy prawni, firmy kurierskie i pocztowe.

Okres przechowywania:

Zgodnie z przepisami prawa, co do zasady 6 lat lub do czasu przedawnienia roszczeń.

Wypożyczanie sprzętu rehabilitacyjnego

Przetwarzamy dane osobowe w celu zawarcia i realizacji umowy wypożyczenia sprzętu.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, w szczególności w zakresie obsługi wypożyczenia i realizacji obowiązków umownych

Kategorie odbiorców:

Podmioty IT oraz podmioty wspierające obsługę umów.

Okres przechowywania:

• przez czas trwania umowy, 
• następnie przez 6 lat oraz do czasu przedawnienia roszczeń.

Reklamacje oraz dochodzenie roszczeń

Przetwarzamy dane osobowe w celu rozpatrywania reklamacji oraz dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na ochronie jego praw, obsłudze reklamacji oraz dochodzeniu lub obronie roszczeń

Kategorie odbiorców:

Podmioty IT, doradcy prawni, firmy kurierskie, podmioty windykacyjne.

Okres przechowywania:

Do czasu przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat).

Rejestrowanie rozmów telefonicznych

Przetwarzamy dane osobowe w celu zapewnienia jakości obsługi oraz zabezpieczenia dowodowego.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora polegający na poprawie jakości obsługi klientów, zapewnieniu bezpieczeństwa oraz możliwości ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń

Kategorie odbiorców:

Dostawcy systemów rejestracji rozmów, podmioty IT, operatorzy telekomunikacyjni.

Okres przechowywania:

Do 3 miesięcy lub do czasu zakończenia postępowania reklamacyjnego lub sporu.

Konkursy i promocje

Przetwarzamy dane osobowe w celu organizacji konkursów, promocji oraz wydania nagród.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do realizacji warunków konkursu lub regulaminu 
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych 
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – przetwarzanie odbywa się na podstawie wyrażonej zgody 

Kategorie odbiorców:

Podmioty IT, firmy kurierskie, operatorzy pocztowi.

Okres przechowywania:

Do zakończenia konkursu oraz przez okres wymagany przepisami prawa.

Rejestr korespondencji

Przetwarzamy dane osobowe w celu prowadzenia ewidencji korespondencji.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na zapewnieniu porządku organizacyjnego, dokumentowania kontaktów oraz możliwości wykazania przebiegu korespondencji w przyszłości

Kategorie odbiorców:

Podmioty IT oraz operatorzy pocztowi.

Okres przechowywania:

Przez czas niezbędny do realizacji celu, a następnie przez okres archiwizacji wewnętrznej oraz do czasu przedawnienia roszczeń lub wniesienia skutecznego sprzeciwu.

Współpraca z kontrahentami

Przetwarzamy dane osobowe w celu realizacji umów z kontrahentami.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy 
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na prowadzeniu działalności gospodarczej, kontaktach biznesowych oraz zabezpieczeniu roszczeń

Kategorie odbiorców:

Podmioty IT, doradcy prawni, firmy kurierskie i pocztowe.

Okres przechowywania:

• przez czas trwania umowy, 
• następnie przez 6 lat oraz do czasu przedawnienia roszczeń.

Prowadzenie fanpage w mediach społecznościowych

Przetwarzamy dane osobowe w celu prowadzenia profili społecznościowych oraz komunikacji z użytkownikami.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora polegający na promowaniu działalności, prowadzeniu komunikacji marketingowej oraz utrzymywaniu relacji z użytkownikami

Kategorie odbiorców:

Operatorzy portali społecznościowych (np. Meta Platforms Ireland Ltd., X Corp.) oraz podmioty IT.

Okres przechowywania:

Przez okres funkcjonowania fanpage’a lub do momentu usunięcia danych przez użytkownika.

Współadministratorem danych osobowych jest podmiot prowadzący dany portal społecznościowy, odpowiednio:

• w przypadku portalu Facebook podmiotem jest Facebook Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin Dublin 2. 
• w przypadku portalu Twitter , podmiotem jest Twitter, Inc., 1355 Market Street, Suite 900, San Francisco, CA 94103 U.S.A.

Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Amplifon Poland Sp. z o.o., przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawiania) swoich danych,
• usunięcia swoich danych,
• ograniczenia przetwarzania swoich danych,
• przenoszenia swoich danych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO) lub umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
• Więcej informacji o prawach przysługujących osobom, których dane dotyczą, zawierają przepisy art. 12–23 RODO.
• Ponadto osobie, której dane są przetwarzane przez, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W zakresie, w jakim przetwarzanie Państwa danych następuje w celach wymienionych powyżej, podanie przez Państwa danych jest dobrowolne, jednak jest ono niezbędne do zrealizowania danego celu. W przypadku niepodania danych osobowych nie będzie możliwe, np. umówienie się na badanie lub zawarcie umowy wypożyczenia sprzętu. Podanie danych niezbędnych do wystawienia faktury jest obowiązkiem ustawowym i wynika z Ustawy o podatku od towarów i usług.

Można wyrazić zarówno wszystkie zgody lub niektóre z nich, jak i nie wyrazić żadnej. Wolę cofnięcia zgody można wyrazić w każdej chwili - jedynym warunkiem jest, aby dotarła ona do naszej wiadomości. Wycofanie zgody można zrealizować osobiście przez wizytę w jednym z naszych salonów lub zgłaszając chęć wycofania kontaktując się z Inspektorem Ochrony Danych poprzez e-mail: iod@amplifon.com lub poprzez dane kontaktowe Administratora. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania Państwa danych przed jego dokonaniem, tzn. do momentu cofnięcia zgody przetwarzanie Państwa danych przez AMPLIFON jest legalne.

Jeżeli wyrażą Państwo taką zgodę, udostępnimy Państwa dane osobowe przedsiębiorcom, z którymi AMPLIFON współpracuje („Partnerzy AMPLIFON”), by mogli oni je wykorzystywać w celach marketingowych. Dane udostępnimy tylko tym Partnerom AMPLIFON, na których Państwo się zgodzą. Państwa dane możemy ujawnić odbiorcom, w postaci firm z nami współpracujących i wykonujących zadania na nasze zlecenie i naszą rzecz. W takim przypadku zawarta jest z tymi podmiotami umowa zapewniająca bezpieczeństwo Państwa danych. Nie będziemy natomiast przekazywać Państwa danych osobowych do państwa trzeciego (poza Europejski Obszar Gospodarczy).

Państwa dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu przetwarzaniu (np. profilowaniu), które wywołuje wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływa.